barème de secrétaire 

• Assumer les tâches d’un secrétariat général et d’accueil (des patients, contacts téléphoniques, …) en collaboration avec d’autres collègues.
• Gestion de la boîte mail générique du service (trier les mails, y répondre ou les transférer à qui de droit) et distribution du courrier postal aux membres du service.
• Tenir à jour l’agenda (absences, réunions, bip de garde...) et avertir le Chef de service ou son Adjointe en cas de problème.
• En charge de l’indexation des documents papier et électroniques dans le dossier patient informatisé (dpi).
• Prévenir le Chef de service et son Adjointe ainsi que les unités de soins et/ou service en cas d’absence d’un(e) collègue.
• Gérer les commandes de matériel internes et externes de fonctionnement courant pour le maintien d’un stock suffisant
• Veiller au rangement du matériel, des locaux de consultations/réunion.
• Vérifier tout ce qui entre par fax, avertir l’AS concernée par mail et le déposer dans son casier.
• Tenir à jour le planning de la garde administrative sociale (inscription, modification, reprise de garde en cas d’absence) et garant de l’inscription des Assistants sociaux en veillant à faire des rappels via l’AS info sur les plages de permanence disponible qui reste à couvrir ; et avertir le Chef de service ou son Adjointe en cas de problème. 

Qualifications requises :

• Etre bachelier en secrétariat.
• Maîtriser l’outil informatique usuel (suite Office).
• Etre bilingue français/néerlandais, la connaissance de l’anglais est un atout.
• Disposer d’une bonne orthographe

Expérience requise (savoir-faire):

• A au minimum 3 ans de pratique au sein du milieu hospitalier ou une expérience dans les organisations prodiguant des soins de première ou deuxième ligne.

 Savoir-être :

• Respecter et vivre les valeurs de Saint-Luc
• Faciliter la communication intra service social et en inter-métiers
• Curiosité d’esprit
• Etre rigoureux et proactif.
• Aisance relationnelle, fibre sociale et contact aisé avec différents types de publics.
• Dynamique et autonome.
• Favoriser le travail en équipe
• Contribuer à la construction d’une image positive du Service notamment au sein de l’institution

Activités spécifiques :

• Gérer les demandes de cartes de parking (facilité de stationnement) pour les patients en appliquant la procédure interne.
• Gérer les demandes de traduction par vidéo conférence en cas d’absence de la médiatrice interculturelle.
• En cas d’appel de(s) unité(s) de l’A.S absent(e) : il faut vérifier l’opportunité de l’appel, et si nécessaire activer le bip de garde – expliquer à l’AS de garde le motif de la demande – encoder la demande dans le programme ad hoc et rédiger une note selon les démarches effectuées par l’AS. Envoyer un mail à l’AS titulaire de l’unité pour le suivi.

Compétences spécifiques :

• Le téléphone est un outil de travail essentiel dans l’accueil. Il faut savoir « entendre » l’interlocuteur, « trier » la demande (urgence-pathologie-assistant social…) et rediriger l’appel.
• Etre capable d'être interrompu dans sa tâche (par le téléphone, les visiteurs, les collègues) et de la reprendre.
• Participer aux réunions organisées régulièrement du Service social communiquées via l’hebdomadaire intramuros « as info » et planifiées généralement 4 semaines à l’avance
• Participer au PUH (en cas de mobilisation).
• Encoder ses rapports dans les systèmes prévus au Service social

Horaire (+ week-end éventuel) :

• Minimum 4 jours par semaine,
• Flexibilité dans l’horaire - Remplacement au pied levé (si possible) et passage à temps plein durant les congés de la (du) collègue.

🤝🏻Un package salarial attractif

La reprise et valorisation de votre ancienneté
Une offre de sursalaires supérieurs au taux minimal de la commission paritaire en cas de prestations irrégulières ainsi qu'une prime de fin d’année
Une intervention dans les frais de transports en commun ou de voiture ou de vélo ainsi que la gratuité et la sécurité du parking avec un accès à des prises électriques au tarif avantageux
28 jours de congé annuels (+ les différents congés de circonstance)

💚 Bien-être et qualité de vie

Un accès facile aux commerces et services de proximité (alimentation, pharmacie, école, crèche, plaines de vacances).
Des avantages exclusifs : réductions chez de nombreux commerçants et fournisseurs, ainsi que sur les activités sportives.
De nombreuses activités et initiatives pour soutenir et motiver nos collaborateurs (afterworks, concours, marché de Noël made in Saint-Luc,…)

✨ Environnement de travail et développement

Une fonction variée et stimulante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie
Une ambiance conviviale et collaborative, au sein d'équipes multidisciplinaires.
Un accès à de nombreuses formations pour le développement continu de vos compétences et un accès à la mobilité interne
Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne.
🌱 Engagement et développement durable

Un hôpital qui s'investit dans son projet de rénovation et de reconstruction ainsi que dans le développement durable