Rejoignez notre équipe dynamique et contribuez à un environnement de travail harmonieux et efficace ! 🌟

Objectif global et raison d’être de la fonction :

• Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement l’unité d’hospitalisation ;
• Assurer la bonne gestion du secrétariat des médecins de l’unité du KaPP afin que les consultations, les hospitalisations et les prises en charge soient réalisées dans les meilleures conditions ;
• Accompagner les médecins de l’unité dans leurs travaux administratifs quotidiens ;
• Assurer l’accueil des patients et des parents et des institutions ainsi que le suivi administratif des consultations et des hospitalisations pour garantir le bon fonctionnement de l’unité au quotidien ;
• Assurer le suivi de l’encodage des RPM en collaboration avec les médecins et les infirmiers de l’unité ;
• Participer à la mutualisation du pôle secrétariat du service.

Activités principales demandées :

• Accueillir les patients/parents :
  • accueillir les patients, les rassurer si nécessaire et les orienter ;
  • créer ou vérifier le dossier des patients venant en consultation et en hospitalisation ;
  • vérifier les rendez-vous des patients avant de les diriger vers la personne adéquate ;
  • s'assurer que les patients/résidents et les visiteurs reçoivent une information correcte et complète sur les prestations de service.

• Effectuer des tâches administratives :
  • créer et gérer les dossiers des patients ;
  • trier, répartir et assurer l’envoi du courrier interne et externe ;
  • répondre aux appels téléphoniques, renseigner et/ou transférer les appels si nécessaires ;
  • classer les documents du service, en assurer la mise à jour et le suivi
  • finaliser les lettres, les rapports, les notes et les comptes rendus des médecins ;
  • assurer la correspondance et la communication de l’unité à destination des familles des patients ;
  • participer à l’organisation des activités et évènements de l’unité (journée de services, réunions, réservations de salles) ;
  • contrôler et mettre à jour les documents administratifs, corriger les documents et proposer une solution au responsable de l’unité.

• Assurer le suivi des consultations/hospitalisations :
  • gérer l’agenda des médecins ;
  • planifier et encoder les hospitalisations et les rendez-vous ambulatoires ;
  • assurer le suivi quotidien des rendez-vous (retard, check-in, annulation, déplacement) ;
  • assurer la mise à jour quotidienne des présences et absences des patients dans
  • vérifier et indexer les documents dans le dossier des patients ;
  • participer au suivi de l’encodage des RPM.

•  Autres activités :
  • gérer les stocks et les commandes de matériel et fournitures de bureau pour l’unité ;
  • participer activement aux réunions de l’unité au travers de prises de notes ;
  • participer aux réunions du pôle secrétariat du service.

 Nous avons hâte de vous accueillir parmi nous ! 🤗

📚 Qualifications et expériences requises :

• Bachelier, titulaire d’un diplôme de secrétariat ou d’une expérience probante en secrétariat.
  
  

🚀 Compétences essentielles :

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à maintenir un environnement de travail bien structuré ;
• Capacité à collaborer avec les membres de l’équipe en favorisant une atmosphère de travail harmonieuse ;
• Capacité à gérer les tâches de manière indépendante et à rapporter régulièrement aux médecins et à la coordinatrice de l’unité ;
• Capacité d’adaptation aux besoins des différents médecins ;
• Maîtrise du traitement de texte et des logiciels informatiques Suite Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Maîtrise impeccable de l’orthographe et de la rédaction.

✨ Savoir-être essentiels :

• Rigueur professionnelle et précision dans l’exécution du travail ;
• Proactivité dans la réalisation des tâches et dans la proposition de solutions ;
• Capacité d’autonomie, d’organisation du travail et de priorisation des tâches ;
• Capacité à effectuer des tâches dans un environnement convivial mais exigeant ;
• Respect du secret professionnel et médical ;
• Attitude d’ouverture au perfectionnement dans l’une ou l’autre tâche de la fonction

🤝 Atouts :

• Expérience de l’accueil des parents et des enfants.
• Expérience de l’accueil téléphonique.
• Aptitudes à recevoir des patients qui relèvent de la sphère psychiatrique.
• La connaissance d’autres langues.
• La connaissance des programmes EPIC et OAZIS.

⏰ Horaire : 8h-16h - le jeudi 8h-16h45

Période de familiarisation : 3 mois

🤝🏻 Un package salarial attractif

La reprise et valorisation de votre ancienneté

Une offre de sursalaires supérieurs au taux minimal de la commission paritaire en cas de prestations irrégulières ainsi qu'une prime de fin d’année

Une intervention dans les frais de transports en commun ou de voiture ou de vélo ainsi que la gratuité et la sécurité du parking avec un accès à des prises électriques au tarif avantageux

28 jours de congé annuels (+ les différents congés de circonstance)

💚 Bien-être et qualité de vie

Un accès facile aux commerces et services de proximité (alimentation, pharmacie, école, crèche, plaines de vacances).

Des avantages exclusifs : réductions chez de nombreux commerçants et fournisseurs, ainsi que sur les activités sportives.

De nombreuses activités et initiatives pour soutenir et motiver nos collaborateurs (afterworks, concours, marché de Noël made in Saint-Luc,…)

✨ Environnement de travail et développement

Une fonction variée et stimulante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie

Une ambiance conviviale et collaborative, au sein d'équipes multidisciplinaires.

Un accès à de nombreuses formations pour le développement continu de vos compétences et un accès à la mobilité interne

Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne.

🌱 Engagement et développement durable

Un hôpital qui s'investit dans son projet de rénovation et de reconstruction ainsi que dans le développement durable