Entité de rattachement
Les Cliniques universitaires Saint-Luc réalisent près d'un million de contacts patients par an et 35.000 hospitalisations classiques et 7.000 hospitalisations chirurgicales de jour. Le service des Admissions joue un rôle clé dans l'accueil et la prise en charge administrative du patient. Le rôle Administratif se concentre en particulier sur l'identification des patients (identito-vigilance) et l'identification de leur assurabilité, importante pour la sécurité financière du patient et celle des Cliniques. Le service intervient au premier contact et accompagne le trajet patient dès la planification ou l'admission du non-programmé jusqu'à la mise en ordre des dossiers après une hospitalisation. Il intervient dès le premier contact et jusqu'à la mise en ordre des dossiers après une hospitalisation. Fort d'environ 40 personnes, le service des Admissions est actif 24/7 et 365 jours par an, grâce à ses accueils répartis aux portes d'entrée de l'hôpital (urgences, hospiday, admission centrale).
Management Métiers d'Administration et de Support - Management Métiers Administratifs
Vous avez une passion pour l’excellence et le service patient ? Vous êtes un leader organisé et dynamique avec une solide expérience dans la gestion d'équipe ? Rejoignez notre équipe en tant que Chef d'équipe Admission centrale et Accueil des urgences !
En tant que Chef d'équipe Admission centrale et Accueil des urgences, vous jouerez un rôle clé dans la gestion fluide et efficace des processus d’admission et d’accueil des urgences, tout en garantissant une expérience de qualité pour les patients et une performance optimale de votre équipe.
Vos responsabilités principales incluent :
Gestion d'équipe et coordination :
- Collaborer étroitement avec le chef de service pour diriger et soutenir une équipe multidisciplinaire.
- Planifier et organiser les postes en fonction des qualifications et des besoins du service.
- Gérer les plannings et la répartition de la charge de travail, ajuster en cas d'absentéisme pour assurer la continuité du service.
- Préparer les évaluations de performance et soutenir le développement des compétences des membres de votre équipe.
- Participer aux formations continues pour garantir la polyvalence et l'efficacité des processus, tout en maîtrisant les outils utilisés.
- Renforcer les guichets en cas de besoin / absences de gestionnaires.
Assurance de la qualité du service aux patients :
- Garantir un accueil patient chaleureux et une identification précise et fiable à chaque étape.
- Veiller à la facturation optimale des soins et au bon suivi administratif des dossiers patients.
- Être le garant de la qualité des encodages dans OAZIS, repérer et corriger les erreurs et suivre les corrections jusqu’à leur résolution complète.
- Proposer et implémenter des ajustements pertinents aux procédures existantes pour améliorer l'efficacité des flux.
Optimisation des processus administratifs :
- Assurer la gestion quotidienne des flux de patients avec rigueur pour garantir une prise en charge rapide et de qualité.
- Veiller au bon fonctionnement des procédures institutionnelles telles que la gestion des coffres et la confidentialité des données patients.
- Gérer les incidents éventuels en minimisant les risques de plaintes et en documentant les actions correctives prises.
Communication et reporting :
- Maintenir une communication fluide et transparente au sein de l’équipe et avec les autres services.
- Veiller à suivre et travailler les indicateurs de performance clés pour évaluer et optimiser l'efficacité des processus et des flux de patients.
- Rédiger, suivre et mettre à jour les procédures administratives en fonction des besoins et du contexte opérationnel.
Gestion des ressources matérielles :
- Assurer la disponibilité et le bon entretien du matériel technique nécessaire au bon fonctionnement de l’équipe.
- Gérer les pannes et veiller à un suivi rigoureux de l'entretien du matériel.
Qualifications et expériences requises
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau bachelier ou disposez d’une expérience équivalente en gestion d’équipe.
- Vous maîtrisez les logiciels de bureautique (Excel, Word, PowerPoint, Visio), et une connaissance des logiciels hospitaliers est un atout.
- Vous avez une bonne maîtrise de l’anglais et/ou du néerlandais, et toute autre langue est un plus.
- Vous possédez des connaissances en droit des étrangers, droit social et terminologie médicale.
Compétences essentielles
- Vous avez de l’expérience dans la gestion d’équipe dans un environnement avec des flux de clients/patients.
- Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches sans stress et de faire face à des situations difficiles.
- Vous êtes capable d’organiser l’accueil et de dispenser des formations continues.
- Vous êtes flexible au niveau des horaires.
- Vous êtes familiarisé·e avec les mécanismes de prise en charge des soins de santé et les principes de facturation hospitalière (la connaissance de OAZIS est un plus).
- Vous avez des compétences en analyse de flux dans un ERP et savez utiliser efficacement Excel et Word.
- Vous adoptez une approche pragmatique pour résoudre les problèmes sur le terrain et remonter les questions structurelles.
- Vous développez des relations de confiance et de respect au sein de votre équipe.
- Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur et êtes capable de gérer votre temps et vos priorités.
Le poste s’adresse à des profils en contact avec des services externes et capables de travailler de façon autonome avec un haut niveau de qualité constant et dans le respect des délais relatifs à un ou plusieurs processus en charge.
Horaire (+ week-end éventuel) : variable.
Possibilité de prestation de WE, soir et nuits
Télétravail possible 1 fois/2 semaines après 6 mois d'ancienneté dans la fonction.