En tant que Secrétaire médical(e) du service de Chirurgie orthopédique et traumatologie, vos activités principales seront de:

• Gérer l'administratif lié à l'accréditation
• Organiser la formation Universitaire Spécifique UCL-ULB-ULg (FUS) : affiche, diffusion, gestion des présences, des présentations et organisation de l'examen final
• Vérifier mensuellement la grille d'activités des assistants médecins
• Assurer en back up le suivi des horaires
• Assurer le suivi des grilles des gardes et staffs urgents du matin
• Assurer la permanence du secrétariat : accueil patients pour demandes administratives et des demandes téléphoniques.
• Assurer le suivi du courrier : ouverture, scannage et distribution
• Assurer le téléchargement des imageries externes.

Vous serez en charge du suivi du master de spécialisation en chirurgie pour une centaine de MACCS (Médecin Assistant Clinicien Candidat Spécialiste) répartis dans les 23 centres du Réseau Santé Louvain et à l'étranger. Les activités associées à cette fonction seront de :

• Assurer le suivi de la Formation Universitaire Spécifique
• Assurer le suivi des places dans le Réseau Santé Louvain (RSL) afin de déterminer le nombre de places ouvertes pour les concours
• Assurer les aspects pratiques du Concours
• Mettre à jour annuellement le règlement spécifique d'accès au concours/à l'examen
• Assurer la liaison avec le SPF Soins de Santé pour le suivi administratif des carnets et plans de stage des MACCS du réseau : introduction des plans de stage, modification des plans de stage
• Répartir les MACCS du Réseau Santé Louvain et à l'étranger
• Répartir et planning Service de Chirurgie et transplantation abdominale (SCTA) + Chirurgie cardio-vasculaire et thoracique
•  Evaluations des MACCS SCTA + Chirurgie cardio-vasculaire et thoracique
• Evaluations bloc annuel de tous les MACCS du RSL
• Encodage DIRMED – Conventions
• Carnet télématique
• MACB CD3S : gestion de la sélection, l'accueil et la formation des MACB,
• Agrément-Diplôme
• Organisation réunion des Maîtres de Stage RSL (2x/an) + prise de notes, rédaction du PV
• Gestion des candidatures (CEE, MACB CD3S, concours, triple n0)

Savoir et savoir-faire :

• Vous êtes titulaire d'un bachelier en secrétariat de direction (option médicale) et/ou d'une expérience probante en secrétariat médical;
• Avoir de bonnes connaissances d'EPIC (courrier, prise de rendez-vous, déplacements de rendez-vous, etc.) sont utiles;
• Vous avez une très bonne orthographe et possédez une connaissance variée de la terminologie médicale;
• La connaissance de l'organisation des masters de spécialisation et de la gestion des MACCS est un plus;
• Vous maitrisez les programmes informatiques suivants (EPIC, Excel, Outlook, Indesign (formation possible));
• Des connaissances en anglais et néerlandais constituent un plus (accueil patients, contacts internationaux dans le cadre des soins et de la formation des MACCS);

Savoir-être :

• Vous avez une faculté d'adaptation aux changements et êtes orienté solutions, proactif.
• Vous êtes organisé, doté d'un esprit d'équipe (équipe composée de 7 secrétaires) et d'une capacité d'autonomie et de gestion de tâches multiples.

• CDI 100% àpd 1/9/2022